La Data Room de Veendo est un espace numérique protégé où vous partagez contrats, listes de prix, accords de confidentialité et autres documents sensibles avec vos clients B2B. Dates d'expiration, mots de passe, journaux d'accès immuables, signature numérique intégrée.
Partage de documents avec contrôle d'accès
Créez une Data Room et téléchargez les documents que vous souhaitez partager : listes de prix confidentielles, catalogues techniques, contrats, accords de confidentialité. Choisissez de partager via un lien public ou uniquement aux clients connectés au portail B2B.
Chaque document a une date d'expiration : le lien d'accès est valable jusqu'à une certaine date, puis il expire. Vous pouvez protéger le lien par un mot de passe dynamique — il change à chaque génération du lien. Le client reçoit le mot de passe à usage unique par e-mail, l'utilise une fois, et le système enregistre l'accès.
- Liens publics avec mots de passe dynamiques à usage unique
- Accès restreint uniquement aux clients B2B connectés (facultatif)
- Expiration automatique des liens, renouvellement manuel ou programmé
- Téléchargements multiples de documents (PDF, Excel, vidéos techniques)
Journal d'accès immuable
Chaque tentative d'accès, chaque téléchargement, chaque signature est enregistré avec horodatage et IP. Le journal ne peut pas être modifié — c'est une piste d'audit permanente.
Vous savez exactement qui a consulté quel document, quand, depuis quelle adresse IP. Si vous devez prouver que votre accord de confidentialité a été vu par le client, le journal immuable en est la preuve. Parfait pour la conformité légale, les procédures de litige, la traçabilité contractuelle.
Les journaux sont chiffrés et archivés sur AWS S3 avec isolation par tenant : aucun accès croisé entre différents clients.
Signature électronique simple (SES) intégrée
Au lieu d'imprimer le document, d'attendre la signature physique et de le scanner, intégrez la signature numérique dans la Data Room. Le client reçoit un e-mail avec le lien du document, clique sur « Signer », reçoit un OTP par e-mail, signe, et le document est signé.
Veendo génère un PDF signé numériquement avec un certificat d'horodatage. Le client en reçoit une copie par e-mail. Le document original reste dans les archives avec des métadonnées complètes : signature, heure, IP, identifiant unique de la transaction.
- Demande de signature par e-mail au client
- OTP par e-mail pour vérifier l'identité du signataire
- PDF signé généré automatiquement
- Horodatage légal et métadonnées complètes pour l'audit légal
Collecte de données et génération de leads
Avant d'autoriser le téléchargement, vous pouvez demander au client de remplir un formulaire : nom, entreprise, e-mail, téléphone, fonction. Veendo collecte les données et les exporte au format CSV.
Parfait pour transformer les visiteurs curieux en contacts qualifiés. Le client télécharge la liste de prix, vous obtenez son numéro de téléphone. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour un suivi commercial, dans le respect du RGPD — le consentement est demandé dans le formulaire.
Associez la collecte de données à une intégration CRM (HubSpot, Salesforce) pour synchroniser les leads vers votre CRM en temps réel.
Gestion de la Data Room depuis la console
Depuis la console Veendo, vous créez, modifiez et supprimez des Data Rooms en quelques secondes. Aucune interface tierce. Les documents sont téléchargés directement dans votre espace Veendo, archivés sur AWS S3 avec un chiffrement AES-256.
Vous pouvez organiser les documents en dossiers logiques, ajouter des notes visibles uniquement après connexion, gérer la distribution de masse à des groupes de clients. Les autorisations suivent le même schéma que les groupes d'utilisateurs : accès par client, par groupe, global.